Blenheim office

Simplificar la contabilidad

Herramienta de administración & página web responsive

Un paso adelante

Las soluciones online no siempre están visibles para el gran público. Para el despacho de abogados Blenheim diseñamos en Atabix una administración de contabilidad completamente digital. El despacho jurídico quería simplificar su administración y crear una visión global de la gran cantidad de información. Se conoce a Blenheim por su servicio jurídico de confianza. La tarea por lo tanto era crear un sistema que se ajustara al carácter sólido del despacho. Una oportunidad única para ayudar a esta compañía a dar un paso hacia delante.

La belleza está en la simplicidad

Una visión general y simplicidad son los ingredientes cruciales para una administración online sólida. Pero no es algo evidente en una compañía donde trabajan docenas de profesionales y cada uno con su propia manera de gestionar la información. El despacho de abogados Blenheim vio el valor añadido de un sistema simplificado en el cual no sólo se registran las horas trabajadas, pero también se utiliza esta información para poder hacer progresar el negocio.

Blenheim overleg op kantoor
Blenheim langsvarende boot
Blenheim kantoor vergadertafel

Listo en un par de clicks

Dentro del nuevo sistema creamos para cada abogado un entorno online personal. Lo que tenían que anotar en ello lo limitamos al mínimo: las horas trabajadas, el caso en cuestión y el precio acordado. No hace falta más. El sistema calcula el volumen de negocio con esta información y además muestra la posición del deudor y el ingreso por hora al final del mes.

Ayuda adicional para mantener la administración organizada ya no es necesaria. El abogado maneja su propia agenda con algunas pequeñas acciones y recibe una descripción con todo el trabajo realizado directamente. Y esto solo es el principio de todas las posibilidades que ofrece el sistema.

Blenheim kantoor van buiten

De interno a externo

El sistema tiene diferentes conexiones con el "exterior". Así, los abogados pueden enviar directamente sus facturas desde su propio entorno online. La fiabilidad es primordial en Blenheim, por lo que la factura sale automáticamente a través del responsable del caso. Y una vez que se ha realizado el control, la factura sale hacia el cliente.

Ya que el sistema también registra la posición de los deudores, se envía automáticamente una notificación cuando se debe enviar una factura anticipada. Por supuesto que existe la posibilidad de especificar los costes en la factura. Lo mismo se aplica a los gastos regulares que se realizan al servicio del cliente: gastos de oficina, honorarios de tribunal o gastos de envío se pueden añadir al caso correspondiente, por ejemplo.

Prever es gobernar

No todas las facturas se pagan de forma inmediata y no todos los casos finalizan en pocas semanas. También hemos tenido en cuenta estos casos. Cuando el plazo de una factura haya pasado existe la posibilidad de enviar una factura de recordatorio directamente. Y juntar un caso con otro también se puede hacer en cuestión de segundos. Así no pierde tiempo el abogado y puede concentrarse en el trabajo jurídico y legal.

Calculator Blenheim
Stempel te laat Blenheim

¿Actualizar la contabilidad? Ya está hecho

Los datos que los abogados entran en sus respectivos entornos online están directamente relacionados con el programa de contabilidad Exact Online. Se registra cada fase: cuando se envía la factura, cuando se ha completado su pago, pero también cuando no se ha realizado aún. Al final del año se enumeran automáticamente los ingresos y gastos por archivo y se efectúa la contabilidad sin esfuerzo ninguno.

Blenheim partner in kantoor aan het werk

Visibilidad gracias a la simplicidad

Los socios de Blenheim pueden ver el estado de los casos en el sistema. A través de una matriz se puede ver cuantas horas ha trabajado cada abogado y con qué tarifa. Así se deja en claro con una simple vista que abogados realizan un trabajo rentable dentro de la compañía. Esta búsqueda se puede aplicar al mes pasado, al último trimestre o incluso por año.

Los socios también podrán ver cuál es la situación actual de trabajo dentro de la compañía. En la parte de "trabajo en progreso" se puede ver el trabajo que se ha realizado pero que no se ha facturado aún. Y si hay alguna pegunta al respecto, pueden hacerse al responsable del caso, es decir, el abogado, directamente.

Los líderes determinan el camino

El administrador del sistema tiene la flexibilidad de realizar ajustes digitales según ve necesario. Cuando un nuevo abogado entra en el despacho se puede crear una cuenta nueva en el sistema para añadir un nuevo entorno personal. Cuando surgen nuevos elementos de gastos, porque por ejemplo el transporte público aún no era una opción en el sistema, se puede agregar este botón fácilmente. Y un cambio de IVA se puede ajustar para verlo reflejado en todo el sistema con una simple intervención. Así Blenheim se mantiene actualizado mientras que a sus abogados se les ofrece un entorno de trabajo online extremadamente fácil de utilizar.

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